Voici une méthode d’utilisation d’Organ’Ice au quotidien pour les frigoristes.
Il y a près de 10 ans, Organ’Ice a été créé comme outil interne d’une société de frigoristes. Le logiciel s’est donc construit au fur et à mesure des années pour répondre exactement besoins des artisans frigoristes . Un seul objectif : passer le moins de temps possible sur la paperasse et plus de temps sur le terrain.
Dans cet article, nous prenons l’exemple d’un client qui appelle pour la première fois une société de frigoristes comprenant une personne au bureau qui programme les interventions pour un ou plusieurs techniciens.
Cet article n’est pas un long tuto expliquant pas à pas la signification des champs de chaque formulaire. Nous partons du principe que vous utilisez Organ’Ice au quotidien depuis un certain temps déjà. Nous allons vous proposer ici une méthode pour mener à bien vos relations client en s’attardant surtout sur les bonnes pratiques et les astuces du logiciel.
Créer une nouvelle affaire
Dring … dring !! (S’il y a encore des téléphones qui sonnent comme ça)
- « Bonjour, je suis un nouveau client, j’aurais besoin qu’on intervienne sur ma clim ! »
C’est le moment de créer une nouvelle affaire !
Vous avez accès au bouton de création dès le tableau de bord ou dans la liste des affaires :
Sélections du client et du contact
Si ce client est déjà enregistré dans votre base de données, alors vous le retrouverez facilement.
Mais si c’est la première fois qu’il appelle (comme c’est le cas dans notre exemple) alors il faut l’ajouter en complétant un maximum de renseignements.
On ne va pas détailler ici chacun des champs qui sont plutôt explicites. Si vous êtes pressés, remplissez uniquement les champs obligatoire (avec une *). Cependant, à terme, TOUS les champs seront utiles, nous y reviendrons dans les parties suivantes.
Nous allons néanmoins nous focaliser sur quelques points.
Chercher SIRET
Pour le cas où votre client est une société, nous avons implémenté la recherche par SIRET. C’est à dire qu’il vous suffit d’entrer le numéro de SIRET, cliquer que le bouton et Organ’Ice va aller récupérer :
- Le nom de la société telle qu’elle est enregistrée dans le registre national
- L’adresse du siège social
La recherche s’effectue sur la Base SIRENE de l’INSEE qui répertorie 40 millions d’établissements dont 15 millions actifs.
Mis-à-part cette autocomplétion des informations, cela permet de vérifier que le SIRET est bien d’actualité. Il est fréquent que des sociétés changent de numéros de SIRET suite à un changement de statut, un déménagement, etc. Or il est important d’avoir cette information à jour dans Organ’Ice car elle est demandée par Trackdéchets, celui-ci peut bloquer la procédure si le SIRET est invalide.
Le mieux est donc de demander cette information à votre client lors du premier échange téléphonique.
Création des contacts
Vous pouvez créer des contacts soit à la fin du formulaire de création d’un client, soit dans le formulaire de création d’une affaire, grâce au bouton + dans le champ contact.
Vous pouvez créer autant de contacts que vous voulez pour un client.
Compléter le numéro de téléphone facilitera les appels lorsque vous consultez Organ’Ice depuis votre téléphone.
Compléter l’adresse mail :
- facilite l’envoi de vos documents (devis, factures, cerfa, …) à vos clients grâce à l‘interconnexion d’Organ’Ice avec votre boîte mail.
- est utile pour l’export des BSFF vers Trackdéchets car ce dernier signalera à votre client l’existence d’un BSFF qui le concerne.
Compléter le poste du contact facilitera la sélection du contact adéquat pour l’envoi des documents.
Imaginons que vous avez de nombreux contacts pour un client, dont celui du comptable qui gère les factures. Si vous renseignez comptable dans son poste, lorsque vous ouvrirez une fenêtre pour l’envoi de la facture par mail, parmi la liste des contacts de la société, vous verrez s’afficher le comptable !
Créer un site pour l’intervention
Il ne faut pas se satisfaire uniquement de l’adresse entrée dans la fiche client, qui représente l’adresse du siège ou l’adresse postale, mais de créer un site client. Voici pourquoi.
- La domiciliation de l’entreprise de votre client peut ne pas être l’adresse à laquelle se tiendra votre intervention
- Votre client peut posséder plusieurs sites sur lesquels il exploite des machines.
- Un jour votre client pourrait vendre ce site qui serait exploité par une nouvelle société qui pourrait choisir de continuer de vous solliciter pour l’entretien de ses machines. Il vous suffirait simplement de transférer le site d’un client à un autre dans Organ’ice et vous conserveriez tout l’historique ! En effet, sur Organ’Ice, les machines sont liées à un site et non directement à un client.
Bref, créez autant de sites que nécessaire.
En plus, nous verrons par la suite que les adresses des sites sont converties en lien Google et Waze pour que le technicien en charge de l’intervention puisse très facilement générer un itinéraire pour s’y rendre.
Dernière étape de cette première partie : quel est le besoin de votre client ?
Ok toutes les informations de base ont été créées, bouclons cette affaire.
Vous êtes toujours dans le formulaire de création d’une affaire. A la fin de ce formulaire se trouve un espace commentaire qui va vous permettre de noter en vrac tout ce que vous confie votre client et qui vous permettra de préparer l’intervention au mieux :
- quel est le problème ?
- quelle est le modèle de la machine ?
- quelles sont les créneaux possibles pour l’intervention ?
Tout est noté ? Vous n’avez pas besoin d’autres renseignements ? Alors sauvegardez l’affaire ! C’est bon vous pouvez raccrocher.
Dans le prochain article, nous verrons comment organiser cette première intervention durant laquelle un technicien fera un diagnostique du problème.
