Notre tuto de A à Z pour créer et compléter un Bordereau de Suivi de Fluide Frigorigène sur la plateforme Trackdéchets quand on est frigoriste et qu’on n’utilise pas de logiciel métier.

Pourquoi cet article et note d’intention

Cet article est destiné aux frigoristes qui veulent créer leurs BSFF sur Trackdéchets directement sans passer par un logiciel métier.

Nous avons une bonne expérience dans la rédaction des BSFF car nous sommes une société éditrice d’un logiciel d’entreprise, spécialisée dans les métiers du froid et dont l’une des fonctionnalités est de créer automatiquement ces BSFF pour les frigoristes. De plus nous sommes partenaires avec Trackdéchets depuis plusieurs années maintenant.

Cet article n’est pas là pour vous vendre notre logiciel (il s’appelle Organ’Ice pour info) mais pour vous partager notre retour d’expérience pour vous aider à rédiger les BSFF directement sur Trackdéchets. D’autant qu’il y a quelques spécificités pour les frigoristes, sinon c’est pas drôle.

Cela dit, et en toute franchise, si cet article vous a été utile et que vous avez envie de gagner du temps pour la rédaction de vos BSFF, nous serions très heureux de vous faire une démonstration de notre logiciel et de ses nombreuses et formidables fonctionnalités.

Trève de bavardage, on entre dans le dur !

On part du principe que vous avez déjà un compte Trackdéchets paramétré

Ici on va faire l’hypothèse que vous avez déjà créer votre compte Trackdéchets ainsi que créé votre société (établissement).

Si ce n’est pas le cas, vous pouvez suivre cette vidéo de Trackdéchets :

Connexion au compte Trackdéchets

Rendez-vous à cette adresse : https://trackdechets.beta.gouv.fr/

Et remplissez vous identifiant

Vous arrivez alors sur votre tableau de bord. Cliquez sur le bouton bleu « Créer un bordereau », puis « Fluide Frigorigène ».

Type de BSFF

Pour comprendre tout le vocabulaire Trackdéchets, référez-vous à notre article dédié : Le vocabulaire de Trackdéchets pour les frigoristes

Il vous faut maintenant choisir le type de BSFF.

Dans 99% des cas, cvous devez choisir le type « Un opérateur qui collecte des déchets dangereux de fluides frigorigènes (ou autres déchets dangereux de fluides) lors d’opérations sur les équipements en contenant de ses clients« .

Celui-ci correspond au BSFF pour une récupération de déchet fluide effectuée chez un ou plusieurs clients.

Cliquez sur suivant.

Émetteur du déchet

Ici vous devez compléter les informations relatives à l’émetteur du déchets.

Attention l' »émetteur du déchet » n’est pas le propriétaire de la machine mais bien le frigoriste qui récupère le déchets !

Attention aussi à la multiplication des termes : sur cette page on trouve les termes « émetteur » et « Opérateur ». Bref c’est le frigoriste.

Vous devez donc remplir les informations relatives à votre société. Pour cela Trackdéchets vous propose un champ de recherche par nom ou numéro de SIRET. On vous conseille de systématiquement utiliser les numéros de SIRET pour rechercher des sociétés sur Trackdéchets. Cela permet d’être certain de parler de la bonne société.

Vous pouvez donc rechercher votre société par votre numéro de SIRET et Trackdéchets va récupérer les informations sur votre société que vous avez vous-même complétés dans l’espace « Mes établissement ». C’est pourquoi nous vous conseillons aussi, dans l’espace mes établissement, de renseigner la « Personne à contacter », le « Téléphone ou Fax » ainsi que le « Mail » de cette personne. Ainsi les informations seront automatiquement complétées à chaque fois.

De plus, les prochaines fois Trackdéchets retiendra l’opérateur que vous aviez saisi précédemment et vous le reproposera.

Maintenant vous devez ajouter des « Détenteur(s) ou des équipements » à travers le bouton « Ajouter une fiche d’intervention ».

Ajouter une fiche d’intervention

Une fiche d’intervention représente un prélèvement de déchet fluide que vous avez réalisé chez un détenteur.

N° fiche d’intervention : c’est votre référence à vous concernant l’intervention chez votre client. Cela vous permet de faire le lien entre le BSFF et votre propre documentation professionnelle.

Quantité de fluide retiré en kg : on peut difficilement faire plus explicite, c’est la quantité de fluide récupérée chez votre client.

Code postal du lieu de collecte : même chose, très explicite, c’est le code postal de l’endroit où vous avez collecté le déchet. Par opposition au code postal du siège de la société de votre client, par exemple, qui pourrait être différent du chantier.

Cas particulier : votre détenteur est un particulier

Cochez la case dédiée et vous aurez alors moins d’information à saisir.

Si votre détenteur est un professionnel

Laissez la case décochée.

Ici aussi Trackdéchets vous permet de faire une recherche par SIRET.

Attention le détenteur n’est pas obligé d’avoir créé son compte Trackdéchets. S’il l’a fait et s’il l’a correctement complété, alors toutes les informations se compléteront automatiquement. Sinon, ce sera à vous de les fournir.

Une fois les informations complétées, cliquez sur Ajouter.

Ajouter de multiples fiches d’intervention

Vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs fiches d’intervention.

Trackdéchets ne vous force par à faire un BSFF par intervention chez un détenteur.

Attention
La seule chose imposée est que le BSFF ne doit porter que sur un seul et unique type de fluide. Vous ne pouvez pas faire de BSFF sur du R404 et du R22 par exemple. Mais c’est n’est qu’à l’étape suivante que Trackdéchets vous le signale.

Donc ne listez ici que les interventions qui concernent le même fluide.

Détail du déchet

Déchet

C’est à partir de cette étape que vous allez caractériser l’unique fluide du BSFF.

« Code déchet », « Dénomination usuel du déchet » et « Mentions au titre des règlements ADR, RID, ADNR, IMDG » sont des informations que vous retrouverez sur la Fiche de Sécurité » (FDS) du fluide.

Et pour trouver la FDS du fluide, nous avons rédigé un article avec quelques astuces pour une recherche Google efficace : Comment trouver des Fiches de Sécurité (FDS) Fluides à jour ?

Contenants

Ici aussi, Trackdéchets vous donne la possibilité d’affecter plusieurs contenants à votre BSFF.

Imaginons par exemple que vous vouliez faire un unique BSFF pour toutes les bouteilles de R407 que vous avez collectées tout au long de l’année. Vous pourrez le faire en ajoutant un contenant au BSFF pour chacune de vos bouteilles.

Conseil : nous vous conseillons toutefois de ne faire qu’un seul BSFF par contenant. Il vous sera alors plus facile de savoir où vous en être dans vos BSFF. Vous pourrez associer un BSFF à chacune des bouteilles qui attendent dans votre atelier.

Comme le dirait Jean-Baptiste Emmanuel Zorg : « 4 pierres, 4 contenaires. 0 pierre, 0 contenaire ! »
(Dîtes-nous en commentaire si vous avez la ref).

Pour chacun des contenants ajoutés, vous devez renseigner les informations suivantes :

Le type de contenant : vous avez le choix en plusieurs possibilités, mais le type « Bouteille » est le plus fréquent. Si toutefois vous avez un contenant particulièrement exotique, choisissez « Autre » et le champ « Autre type, à préciser » s’activera, vous pourrez alors donner le nom de votre type de contenant particulier.

Numéro : c’est le numéro de votre contenant. Cela peut être un numéro de série déjà présent dessus ou une référence en interne pour vous. Ce numéro vous permettra de lier le BSFF à la bouteille physique dans votre atelier.

Volume du contenant en L : c’est le volume que peut recevoir votre bouteille . Attention, ici on ne parle pas de la quantité de fluide qu’il contient. Est-ce que c’est une bouteille de 30 ou 50 L ?

Masse du contenu en kg : en revanche, ici, c’est bien la masse du déchets qui se trouve dans le contenant qu’il faut renseigner.

Pour terminer la section sur le détail du déchets, vous devez renseigner la quantité totale en kg des déchets qui se trouvent dans toutes les bouteilles que vous avez ajoutées au BSFF.

Veillez bien à ce que la somme des déchets dans les bouteilles soit identique à la somme des déchets déclarés dans les fiches d’intervention à l’étape précédente.

Enfin il y a une coche « Estimée » qui permet de dire si la quantité totale de fluide est estimée. D’après notre compréhension, il vaut mieux laisser cette case cochée pour tous les BSFF, cela incite les sociétés qui recevront les bouteilles à les repeser pour s’assurer que les données concordent.

Vous pouvez cliquer sur suivant pour passer à l’étape de déclaration du Transporteur.

Transporteur du déchet

La déclaration du Transporteur se fait sur le même modèle que celle de l’émetteur ou du détenteur : une recherche par numéro de SIRET permet compléter une partie des informations. Si elles sont manquantes, il vous faudra compléter la personne à contacter, le téléphone et le mail à la main.

Attention, ici il y a plusieurs spécificités :

Si vous faîtes appel à un transporteur professionnel

Alors celui-ci doit :

  • avoir un compte Trackdéchets
  • avoir le profil transporteur activé dans son compte Trackdéchets
  • fournir un récépissé de transport (une autorisation lui permettant de transporter les déchets fluides)

Si ce n’est pas le cas, Trackdéchets refusera que ce transporteur soit sélectionné et bloquera la création du BSFF.

Si vous transportez vous-même vos déchets

Si vous rapportez vous-même vos déchets chez votre distributeurs et que vous transportez moins de 100 kg de déchets, alors pour pouvez cocher la case « Le transporteur déclare être exempté de récépissé conformément aux dispositions de l’article R.541-50 du code de l’environnement ».

Si vous transportez plus de 100 kg, alors il vous vaudra avoir déclaré votre établissement avec un profil transporteur et fournir un récépissé de transport.

Mode de transport et immatriculations

Que vous soyez le transporteur ou non, il vous faudra indiquer le mode de transport des déchets : route, voie aérienne, ferrée, maritime, fluviale ainsi que l’immatriculation du véhicule transportant les déchets.

Trackdéchets permet ici de saisir plusieurs immatriculations et donc de déclarer plusieurs véhicules pour le transport des déchets mais ces véhicules doivent tous appartenir au même transporteur.

Nouveauté : multiples transporteurs

Depuis peu, Trackdéchets permet de déclarer plusieurs Transporteurs pour un même BSFF.

D’après notre compréhension, ces multiples Transporteurs ne doivent servir qu’à transporter les déchets entre votre établissement et la société de destination (voir section suivante).

Par exemple, un transporteur routier vient prélever vos déchets pour aller les charger dans une péniche de transport fluvial ou un wagon de transport ferré. C’est cet enchaînement de transporteurs qu’il est possible de déclarer ici.

Cependant, si votre transporteur venait à entreposer temporairement des déchets dans son propre établissement avant de les apporter à une société de traitement, alors dans ce cas la société du transporteur devrait être déclarée comme « Destination du déchet ». Et le transporteur devra ensuite créer un BSFF de regroupement (pour lequel le frigoriste que vous êtes n’a rien à faire).

Destination du déchets

D’après notre compréhension, la Destination du déchet du point de vue d’un frigoriste, producteur du déchet, représente le prochain établissement vers lequel sera transporté le déchet. Cela peut être un établissement qui regroupera des déchets avant de les renvoyer dans un autre, ou cela peut être directement l’établissement où sera traité le déchet.

Dans la majorité des cas, la destination du déchet est l’établissement de votre distributeur de fluide.

Ici aussi vous pouvez facilement le retrouver grâce à la recherche par numéro de SIRET et comme pour les précédentes recherches, il vous faudra compléter les informations de contact manquantes avec, en plus, si vous l’avez, le numéro de CAP de la destination.

Opération d’élimination / valorisation prévue (code D/R)

Dernière information à compléter obligatoirement est le « code D/R » soit le type d’opération d’élimination ou de revalorisation du déchets prévue.

Toujours d’après notre compréhension, la complétion de ce champ est obligatoire mais uniquement à titre indicatif de la part du frigoriste. C’est-à-dire qu’il revient à la destination du déchet de définir en dernier lieu du type d’opération qu’elle va effectuer sur le déchet.

Mais alors pourquoi ce champ est-il à compléter par le producteur du déchet si

  1. ce n’est pas lui qui décide de l’opération ?
  2. il n’a aucune idée du type d’opération qui va être effectuée ?

Nous n’avons pas de réponse officielle mais une hypothèse qui n’engage que nous : chaque mois les distributeurs reçoivent potentiellement des milliers de BSFF issus de dizaine d’artisans frigoristes. Sans ce champ, les distributeurs devraient modifier des milliers de BSFF chaque mois pour leur assigner l’opération exacte. Nous pensons donc que ce champ complété par les frigoristes est « recopié » comme valeur par défaut du champ définitif qui se trouve dans le BSFF de regroupement créé par les distributeurs. Ce qui leur permet de gagner du temps de traitement en n’aller modifier que les champs erronés.

C’est pourquoi certains distributeurs peuvent vous demander de mettre telle ou telle valeur dans ce champs.

Par défaut, nous vous suggérons de saisir l’une ou l’autres des valeurs suivantes qui sont le plus permissives : R13 ou D15.
Nous vous conseillons toutefois de faire valider ce choix par votre distributeur avant de publier le BSFF pour éviter tout refus de sa part.

La suite : création, publication et suivi du BSFF

Lorsque vous avez tout bien complété, alors vous pouvez cliquer sur Créer.

Cela va créer le BSFF et celui-ci est visible dans vos brouillons. Il n’e sera’est visible que par vous. Aucun des acteurs que vous avez déclarés dans le BSFF ne peut encore le voir. Vous pouvez continuer à le modifier. Cela peut vous être utile pour créer autant de BSFF que vous avez de bouteilles de récupération et compléter vos BSFF au fur et à mesure que vous remplissez vos bouteilles avec du déchets.

Pour que les acteurs suivants (transporteurs, destination du déchets) puissent le voir, il vous faut le « Publier ». Le BSFF passe alors de vos « Brouillons » à vos « Pour Action ». Vous pouvez toujours modifier le BSFF mais à priori les autres acteurs aussi. Cela permet au distributeur de déclarer un autre transporteur en fonction des tournées qu’ils définissent par exemple.

Une fois que le BSFF et sa bouteille correspondante sont complets et ne peuvent plus recevoir de déchet, vous pouvez alors signer le BSFF en tant qu’émetteur. Le BSFF passe de vos « Pour actions » à vos « Suivis ». Vous ne pouvez plus rien modifier. Cela envoie le signal au transporteur qu’il peut venir le récupérer dans votre établissement pour l’emmener à sa destination.

Et si vous êtes aussi le transporteur, alors une fois que vous avez apporté le déchet chez votre distributeur, vous pouvez signer le BSFF en tant que transporteur pour déclarer que vous l’avez remis à l’acteur suivant.

Voilà ce que nous pouvions vous partager sur la création et la complétion d’un BSFF sur la plateforme Trackdéchets quand on est frigoriste !

Nous espérons que ce tuto vous aura été utile. Si j’amais vous avez des questions ou des remarques, n’hésitez pas à nous les mettre en commentaires ou nous les envoyer par mail à l’adresse suivante : contact@organice.fr.

Enfin, instant promo, nous avons conçu un logiciel de gestion d’entreprise spécialisé pour les métiers du froid : Organ’Ice. Il permet de gérer tous les aspects administratifs et techniques du quotidien des frigoristes et notamment bien-sûr la création automatisée des BSFF basée sur vos comptes rendus d’intervention. Une connexion directe entre Organ’Ice et Trackdéchets permet d’envoyer les BSFF complétés directement sur la plateforme du ministère pour vous éviter d’avoir à gérer plusieurs outils !