Vous utilisez Google Calendar, Outlook, Thunderbird ou tout autre logiciel d’agenda et voudriez y voir votre planning Organ’Ice. Voici comment faire.

Cette fonctionnalité est disponible sur toutes les versions d’Organ’Ice.

Rappel sur le vocabulaire employé

Fichier ICS : c’est un format de fichier très répandu pour le partage de données de calendrier. Il contient les informations normalisées pour des événements. Les fichiers ICS peuvent aussi être appelé iCal ou iCalendar.

Comment fonctionne le fichier ICS sur Organ’Ice

Si le module Agenda est activé sur votre instance, pour chaque utilisateur, Organ’Ice permet de générer un fichier ICS contenant tous les événements au planning de l’utilisateur pour une période glissante s’étendant de J – 2 mois à J + 6 mois.

A chaque fois qu’un événement est ajouté au planning de l’utilisateur, son fichier ICS est actualisé.

Cependant le lien reste le même. Vous n’avez donc à importer ce lien qu’une seule fois dans votre logiciel d’agenda pour que la synchronisation s’actualise à chaque nouvel événement créé sur Organ’Ice.

Si vous régénérez le lien, l’ancien lien sera rendu inactif pour des raisons de sécurité. Vous devrez alors réimporter dans votre logiciel d’agenda le lien que vous venez de régénérer.

Comment obtenir le lien vers son fichier ICS

Pour obtenir ce lien, il faut tout d’abord avoir les droits pour la synchronisation du planning (renseignez-vous auprès de votre collaborateur administrateur).

Connectez-vous à votre instance Organ’Ice avec vos identifiants.

Puis cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit de la page.

Puis cliquez sur Profil.

Vous arrivez alors sur les paramètres de votre profil. Il s’y trouve un champ « Fichier ICS ».

Si c’est la première fois, vous devez cliquer sur le bouton avec l’icône de calendrier pour générer le lien vers le fichier ICS.

Vous pouvez sélectionner le lien et faire copier / coller, ou simplement cliquer sur le bouton de copie qui copiera instantanément le lien dans votre presse-papier.

Importer le lien dans votre logiciel d’agenda pour synchroniser le planning Organ’Ice

Aller renseigner ce lien dans votre logiciel d’agenda pour synchronisez votre planning Organ’Ice.
Chaque logiciel d’agenda possède sa propre procédure de synchronisation via fichier ICS. Voici quelques tutos trouvés en ligne, en date de la rédaction de cet article. Attention, il se peut que les procédure aient évoluées depuis. Nous vous invitons à consulter directement la rubrique d’aide de votre logiciel.

Pour Google Calendar : https://support.google.com/calendar/answer/37118

Pour Outlook : https://support.microsoft.com/fr-fr/office/importer-des-calendriers-dans-outlook-8e8364e1-400e-4c0f-a573-fe76b5a2d379

Pour Thunderbird : https://cam-i.org/index.php/29-help