Cet article va vous expliquer la nouvelle façon d’exporter les BSFF d’Organ’Ice vers Trackdéchets avec la nouvelle fonctionnalité de gestion des bouteilles de récupération implémentée dans Organ’Ice depuis la version v4.1.0.
Si votre version d’Organ’Ice est inférieure à la v4.1.0, consultez notre article suivant : Trackdéchets sur Organ’Ice : publier les BSFF depuis Organ’Ice
D’abord quelques rappels
Sur le vocabulaire utilisé dans cet article
BSFF : Bordereau de Suivi de Fluide Frigorigène, c’est le nom du document de suivi des déchets fluides sur Trackdéchets.
Producteur : c’est le producteur du déchet fluide. D’après la réglementation, c’est la société qui récupère le déchet fluide d’une machine, c’est donc généralement le frigoriste (Veuillez consulter la réglementation pour plus de détail).
Transporteur : c’est la société qui transporte vos déchets fluides de votre établissement vers la société de destination. Si vous les transportez vous-même, alors vous êtes le transporteur.
Société de destination : c’est la prochaine étape où sont emmenés vos déchets fluides. Cela peut être l’endroit où ils seront traités ou un simple lieu de regroupement, de transit.
L’émetteur : c’est la société qui crée le BSFF. Cela peut être le producteur, le transporteur ou la société de destination. Sur Trackdéchets, n’importe lequel de ces acteurs peut créer le BSFF et ainsi devenir l’émetteur.
Jeton d’API Trackdéchets : c’est une chaîne de caractère aléatoire, générée sur Trackdéchets à renseigner dans votre compte Organ’Ice pour que Trackdéchets vous identifie lorsque vous exporter des BSFF d’Organ’Ice vers Trackdéchets.
Fiche d’Intervention : sur Trackdéchets, la fiche d’intervention représente une récupération de fluide effectuée chez l’un de vos clients. Ainsi un BSFF peut contenir plusieurs fiches d’intervention.
Pour connaître la version d’Organ’Ice dans laquelle se trouve votre instance ?
- Rendez-vous sur votre instance d’Organ’Ice
- Connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe
- Une fois que vous êtes sur votre tableau de bord, rendez-vous dans le coin inférieur droit de la page, vous verrez un numéro de ce type “v4.x.x”. C’est votre version d’Organ’Ice.
Sur le paramétrage de vos comptes Trackdéchets et Organ’Ice
- Vous devez avoir la même adresse e-mail entre votre compte Organ’Ice et votre compte Trackdéchets. Pour des raisons de sécurité, nous vérifions que votre jeton d’API Trackdéchets correspond bien à la bonne adresse mail pour autoriser les échanges entre Organ’Ice et Trackdéchets.
- Le numéro de SIRET renseigné dans votre instance Organ’Ice doit être le même numéro que celui de votre établissement sur Trackdéchets. Vous pouvez avoir plusieurs établissements sur Trackdéchets, dans ce cas, l’un d’eux doit avoir le même numéro de SIRET que dans votre instance Organ’Ice. A chaque export d’un BSFF d’Organ’Ice vers Trackdéchets, Trackdéchets vérifiera que le SIRET émis par Organ’Ice est bien celui de l’un de vos établissements sur Trackdéchets.
- Si vous êtes exempté de récépissé de transport pour le transport de vos déchets fluides, alors vous devez décocher le profil “Transporteur” dans les paramètres de votre établissement sur Trackdéchets.
- Enfin il est vivement recommandé d’avoir suivi les ateliers Trackdéchets pour comprendre la suite de cet article. Tous les ateliers Trackdéchets sont visibles sur leur page Youtube : https://www.youtube.com/@Trackdechets
Nouvelle fonctionnalité : la gestion des bouteilles de récupération
Depuis la version v4.1.0, Organ’Ice possède un nouveau sous-menu dans le menu “Fluides” : “Bouteilles de récupération”.
Ce menu contient toutes les bouteilles avec lesquelles vous avez récupéré du fluide pour destruction.
La liste de ces bouteilles a été générée automatiquement à partir des numéros de bouteilles que vous aviez indiqué dans le champ “N° de bouteille” d’un Mouvement de Fluide pour lequel il y avait une “Qté de fluide récupéré destiné au traitement” non nulle.
Dans le formulaire de déclaration d’un mouvement de fluide, un nouveau champ est apparu “Bouteille de récupération de fluide”.
Maintenant lorsque vous déclarez un “Mouvement de fluide” pour lequel il y a une “Qté de fluide récupéré destiné au traitement” non nulle, vous devrez sélectionner une “Bouteille de récupération de fluide”. Ce champ ne doit être utilisé uniquement pour une récupération de fluide destiné au traitement.
Il y a 2 solutions pour sélectionner une “Bouteille de récupération de fluide” :
Première solution : vous sélectionnez une bouteille existante dans le menu déroulant.
Pour vous aider à retrouver la bonne bouteille, le menu déroulant donne pour chaque bouteille les informations suivantes (si elles ont été renseignées) :
- Son numéro
- Sa marque
- Son modèle
- Son volume
- Le fluide qui est déjà présent dans la bouteille, si vous l’avez déjà utilisée pour une autre récupération
- Éventuellement le statut Trackdéchets du BSFF associé si vous l’avez déjà créé.
Deuxième solution : vous créez une nouvelle bouteille.
Lorsque vous créez une nouvelle “Bouteille de récupération de fluide”, vous arrivez devant un nouveau formulaire qui va vous demander les informations suivantes :
- Son numéro
- Sa marque
- Son modèle
- Son volume en litre
- Son Distributeur
Seul le numéro de bouteille est obligatoire pour créer une nouvelle bouteille. Toutes les autres informations sont facultatives et peuvent être complétées plus tard.
L’information sur le distributeur permettra de préremplir le BSFF associé à la bouteille (nous y reviendrons plus loin dans ce tuto).
Les bouteilles de récupération de fluide et les BSFF de Trackdéchets
Nous avons implémenté la gestion de bouteilles de récupération pour répondre à un besoin que certains utilisateurs d’Organ’Ice nous ont remonté suite à leurs premières créations de BSFF.
Le cas des multiples récupérations de fluide dans une même bouteille
Certains utilisateurs d’Organ’Ice ne récupèrent pas beaucoup de fluide à la fois chez leurs clients. Il leur arrive donc d’utiliser une même bouteille pour récupérer plusieurs quantités d’un même fluide chez plusieurs clients différents.
Dans les versions d’Organ’Ice antérieures à la v4.1.0, cela générait 1 BSFF parfaitement valide pour chacune des récupérations de fluide. Ainsi il pouvait y avoir plusieurs BSFF pour une même bouteille.
Certains utilisateurs nous ont remonté que bien que les BSFF étaient corrects, ils étaient refusés par les transporteurs ou les sociétés de distribution, car ceux-ci ne voulaient qu’un seul BSFF par bouteille.
1 bouteille = 1 BSFF
Depuis la version v4.1.0 d’Organ’Ice, il n’y a plus qu’un BSFF pour chaque bouteille grâce à la nouvelle fonctionnalité de gestion des bouteilles de récupération.
Maintenant, lorsque vous déclarez un mouvement de fluide dans votre bon d’intervention, la seule chose qui change est que vous devez sélectionner une bouteille ou la créer si elle n’existe pas. C’est tout.
Ensuite Organ’Ice s’occupe de créer le BSFF de la bouteille ou de le mettre à jour avec le mouvement de fluide que vous venez de déclarer.
Vous pouvez ensuite retrouver le BSFF de 2 façons.
Première façon :
- Vous vous rendez dans le menu Fluides / Bouteilles de récupération
- Vous retrouvez votre bouteille
- La bouteille présente un lien vers le BSFF correspondant
Seconde façon :
- Vous vous rendez dans le menu Fluides / Trackdéchets BSFF
- Vous retrouvez votre BSFF grâce au numéro de votre bouteille.
La complétion du BSFF et son export vers Trackdéchets
Grâce à la gestion des bouteilles de récupération il y a moins de chose à compléter dans un BSFF avant de pouvoir l’exporter vers Trackdéchets.
Ce qu’il n’y a plus besoin de faire :
Il n’y a plus besoin de compléter les contenants. En effet maintenant qu’un BSFF = 1 bouteille, Organ’Ice sait de quel contenant il s’agit.
De plus, si vous avez renseigné un Distributeur pour votre bouteille, alors il n’y a plus besoin de renseigné la société de destination : par défaut Organ’Ice désigne le distributeur de la bouteille comme société de destination. Vous pourrez toujours la modifier dans le BSFF.
Ce qu’il faut toujours faire :
Il faut toujours compléter le Transporteur. Si vous êtes le transporteur dans ce cas, modifiez le transporteur en cliquant sur le bouton avec le crayon à côté de la mention “Transporteur” puis cochez la case “Je transporte moi-même le fluide”. Organ’Ice ira chercher les informations nécessaires dans les paramètres de votre instance.
Pour rappel si vous transportez vous-même vos fluides et que vous n’avez pas de récépissé de transport, sur Trackdéchets vous devez décocher le profil “Transporteur” dans les paramètres de votre établissement.
Plus généralement, vous retrouverez la liste des informations à compléter sur la gauche de l’écran dans la vue de détail du BSFF.
Le tableau des “Fiches d’Interventions”
Dans la terminologie de Trackdéchets, une fiche d’intervention représente l’intervention de récupération du fluide que vous avez effectuée chez un client. S’il vous arrive de faire plusieurs récupérations de fluide avec la même bouteille, alors dans le BSFF associé à cette bouteille il y aura plusieurs fiches d’intervention.
Nous avons donc détaillé la liste des Fiches d’Intervention liées à un BSFF :
La fiche d’intervention présente toujours le code postal du lieu de collecte, la quantité de fluide collecté ainsi que le détenteur de la machine, mais pour une meilleure compréhension de la fiche d’intervention, nous avons ajouté les informations suivantes :
- Le site de collecte
- Le nom de la machine
- Un lien vers le bon d’intervention avec la date de l’intervention
- Un lien vers le FIBSD (cerfa 15497*03) qui trace la collecte
- Un lien vers le mouvement de fluide lié à cette collecte.
Une fois toutes les informations complétées
Une fois que vous aurez complété toutes les informations nécessaires à l’export, vous aurez le message suivant qui s’affiche dans la vue de détail du BSFF sur Organ’Ice :
Vous pourrez alors cliquer sur le bouton de validation en haut à droite de l’écran :
L’action de validation permet 2 choses :
- Elle permet d’ajouter un niveau de vérification supplémentaire pour votre équipe. Par exemple un technicien peut compléter toutes les informations et un responsable peut faire une relecture des informations et valider le BSFF.
- Lorsque vous cliquez sur le bouton, Organ’Ice va aller vérifier la validité des numéros de SIRET de toutes les sociétés renseignées dans le BSFF (vous, le transporteur, la destination, les différents détenteurs). C’est une vérification obligatoire car Trackdéchets refuse les BSFF s’il y a une erreur sur les SIRETS. Par exemple si une des sociétés a fermé ou si elle n’est pas enregistrée sur Trackdéchets, dans ce cas vous verrez un message d’erreur vous indiquant quoi faire.
Une fois le BSFF validé, vous aurez accès au bouton d’export :
Il y a maintenant 2 cas possibles :
Vous n’êtes pas le transporteur du déchets fluides. Dans ce cas, l’export vers Trackdéchets va avoir pour effet de :
- Créer le BSFF sur Trackdéchets d’après toutes les informations collectées sur Organ’Ice
- Créer les Fiches d’Intervention sur Trackdéchets
- Signer le BSFF en tant qu’émetteur. Ce qui aura pour conséquence de prévenir la société de Transport que la bouteille liée au BSFF est disponible chez vous pour être prélevée.
Vous êtes aussi le Transporteur. Dans ce cas vous aurez une nouvelle fenêtre qui apparaîtra avec 2 boutons :
- Signer en tant qu’Emetteur : cela vous permet de créer le BSFF et les Fiches d’interventions sur Trackdéchets. Vous aurez encore la possibilité de modifier certaines informations
- Signer en tant qu’Emetteur et Transporteur : cela réalisera la même chose que le bouton précédent + cela signera le BSFF en tant que transporteur. La société de Destination sera alors notifiée sur Trackdéchets que la bouteille de déchet fluide est arrivée chez elle. Et vous ne pourrez plus rien modifier sur le BSFF.
C’est pourquoi vous ne devez exporter le BSFF sur Trackdéchets UNIQUEMENT s’il est entièrement complété. En d’autres termes, il est préférable de ne pas exportez le BSFF vers Trackdéchets si vous souhaitez continuer d’utiliser la bouteille correspondante pour d’autres récupérations de fluides.
Une fois que le BSFF est exporté sans erreur sur Trackdéchets, vous obtiendrez l’identifiant Trackdéchets du BSFF exporté. Vous aurez la possibilité d’aller le consulter sur Trackdéchets. De plus Trackdéchets renvoi un statut pour le BSFF :
SIGNED_BY_EMITTER : le BSFF a été signé par l’émetteur
SENT : le BSFF a été signé et emporté par le transporteur
Il y a d’autres statuts mais ceux-ci interviennent plus tard dans la chaîne de traitement du déchet et ne nous concernent pas ici.
Le BSFF sur Trackdéchets, la destruction de fluide sur Organ’Ice et la disponibilité de la bouteille de récupération.
Avant l’implémentation de la gestion des bouteilles de récupération de fluide, vous deviez vous-même aller créer une “destruction de fluide” lorsque vous remettiez votre déchet fluide à votre distributeur. Vous deviez retourner dans le mouvement en question et cliquer sur le bouton “Ajouter une destruction de fluide” afin de mettre à jour votre bilan fluide.
Maintenant, grâce à la gestion des bouteilles de récupération, Organ’Ice le fait pour vous : lorsque le BSFF obtient un statut SENT. Cela signifie que :
- Soit vous avez signé en tant que transporteur et déposé la bouteille chez votre distributeur.
- Soit un transporteur est venu chercher votre bouteille et l’a emportée.
Dans les 2 cas, c’est le signal que la bouteille n’est plus en votre possession, Organ’Ice crée alors automatiquement une destruction de fluide pour chacun des mouvements de fluide associés à la bouteille.
Enfin puisque la bouteille n’est plus en votre possession, elle n’est plus sélectionnable dans le champ “Bouteille de récupération de fluide” lorsque vous créez un nouveau mouvement de fluide (dans un bon d’intervention par exemple). Cela a été mis en place pour vous éviter une erreur de sélection. Pour l’historique, vous retrouverez tout de même la bouteille dans le menu Fluide / Bouteilles de récupération avec une mention vous indiquant qu’elle n’est plus en votre possession.
Que deviennent les BSFF que j’ai créés avant la mise-à-jour d’Organ’Ice avec la gestion des bouteilles de récupération
En effet, il se peut que vous ayez créé des BSFF avant que votre instance d’Organ’Ice de possède la fonctionnalité de gestion des bouteilles de récupération.
Il y a plusieurs cas possibles.
J’avais créé des BSFF et je les avais exportés vers Trackdéchets
Ces BSFF sont toujours consultables sur Organ’Ice et sur Trackdéchets.
J’avais créé des BSFF mais je ne les avais pas encore exportés vers Trackdéchets
Ces BSFF sont bloqués. Vous pouvez encore les consulter sur Organ’Ice mais vous ne pouvez plus les modifier ni les exporter vers Trackdéchets.
En revanche, ces anciens BSFF étaient liées à des bouteilles et à des récupérations de fluides !
La mise à jour d’Organ’Ice a créé automatiquement des BSFF au nouveau format pour chacune des bouteilles. Vous avez donc des BSFF au bon format que vous retrouverez dans votre menu Fluides / Trackdéchets BSFF.
Tous les anciens BSFF sont toujours présents dans le menu Fluides / Trackdéchets, même s’ils ne sont plus exportables vers Trackdéchets. Rien n’a été supprimé ni effacé. De plus, vous avez maintenant un bouton qui permet de les masquer si vous souhaitez ne plus voir apparaître ces vieux BSFF dans votre liste.
Pour aller plus loin
Optimisez le paramétrage de votre instance Organ’Ice pour l’export des BSFF sur Trackdéchets en suivant les conseils de cet article : Trackdéchets sur Organ’Ice : Actions à réaliser pour faciliter l’export des BSFF
